Was passiert nach der Förderzusage?
Roadmap und Organisatorisches nach der Bewilligung und Eingang des Zuwendungsbescheides:
1. Gemeinsames Treffen mit dem SPIN-OFF Team
- Besprechung der weiteren Schritte mit dem SPIN-OFF Team.
2. Termin mit Mentor/in (Projektleiter) vereinbaren, dort werden folgende Punkte besprochen:
- Hat Mentor/in das Projekt bereits eröffnet?
- Ansprechpartner in der Forschungsabteilung erfragen.
- Unterzeichnung der Stipendiat(inn)enverträge (Siehe Anlage), die der/die Mentor/in dann (in 3-facher Ausfertigung) an die Forschungsabteilung schickt.
- Die Stipendiatenverträge unterzeichnen die Gründer und dann die Leiterin der Forschungsabteilung.
- Frage der Zeichnungsbefugnis klären, der/die Mentor/in kann die Befugnis an den Geschäftsführer(in) oder alle drei Stipendiat(inn)en erteilen. (Formular für die Zeichnungsbefugnis erstellt der Mentor).
3. Ab dem offiziellen Datum des Projektbeginns können die Gelder verwendet werden.
- Dazu die „Auszahlungsanordnungen“ ausfüllen.
- Nach Vereinbarung mit dem Mentor/in wird eine Zeichnungsbefugnis für die Gründer erteilt.
- Gründer können die Auszahlungsanordnungen (AAO) unter „Anordnungsbefugte(r)“ selber unterzeichnen.
- Die „sachliche und rechnerische Richtigkeit“ unterschreibt der/die Ansprechpartner(in) in der Forschungsabteilung, an den/die die Anordnungen geschickt werden.
Wir haben Euch folgende drei Muster zusammengestellt, mit denen Ihr alle Ausgaben tätigen könnt:
Muster Kostenstelle 0836
Mit dieser Auszahlungsanordnung könnt Ihr die Ausgaben für Coachingleistungen (5.000 Euro) begleichen. Alle auszufüllenden Felder wurden beispielhaft dargestellt. Nur Eure Projektnummer müsst Ihr nach Erhalt noch eintragen. Die Kostenart ist bei dieser Anordnung immer gleich.
Muster Kostenstelle 0843
Mit dieser Auszahlungsanordnung könnt Ihr die zur Verfügung stehenden Mittel für Sachausgaben (17.000 Euro) verwenden. Bitte achtet hierbei auf die verschiedenen Kostenarten. Eine Übersicht aller Kostenarten findet Ihr in der Anlage. Normalerweise nutzt Ihr den Titel 51490. Nur bei Dienstreisen ändert sich der Titel in 52790 mit der jeweiligen Kostenart. Sucht Euch die passenden Kostenstellen raus und tragt sie einfach ein. Bei Rückfragen steht Euch die Sachbearbeiterin der Forschungsabteilung gerne zur Verfügung
Muster Kostenstelle 0868
Mit dieser Anordnung könnt Ihr die Auszahlung Eurer Vergütung selber veranlassen. Als Beispiel haben wir hier die Überweisung am 15. des Monats angeordnet (2 x 2.000 Euro = 4.000 Euro). Bitte beachtet, dass dies immer nur bis Ende eines Jahres möglich ist. Im neuen Jahr müsst Ihr dann erneut eine Auszahlungsanordnung für die restlichen 10 Monate schreiben (10 x 2.000 Euro = 20.000 Euro).
Solltet Ihr in Vorleistung gehen, bspw. beim Kauf eines Computers, und wollt dann die Kosten per AAO auf Euer Konto erstattet bekommen bedarf es neben der AAO und der Rechnung eines formlosen „Antrags auf Erstattung verauslagter Kosten“. Dort wird beschrieben was und wann zu welchem Preis und Zweck gekauft wurde, mit der Bitte auf Erstattung. Natürlich dürfen die Kontodaten und die Unterschrift nicht fehlen.
Für die Einstellung von Mitarbeitern steht Euch die Möglichkeit offen Werkverträge zu schließen. Alle nötigen Unterlagen erhaltet Ihr von uns.
Wichtige Meilensteine
Diese Übersicht soll Euch den Einstieg erleichtern, beantwortet aber sicherlich nicht alle Fragen.
Bitte lest Euch unbedingt den Zuwendungsbescheid genau durch. Die dort aufgeführten Nebenbestimmungen sind sehr wichtig.
- Zum Beispiel die Verwendung der Logos der Mittelgeber. Die Logos müssen auf allen öffentlichkeitswirksamen und aus Fördermitteln bezahlten Medien eingesetzt werden (zum Beispiel Webseite, Plakate etc.)
Vor allem diese Meilensteine möchten wir hervorheben:
- Regelmäßig stattfindender Austausch mit dem SPIN-OFF Team
- Teilnahme am Seminar "Gründerprsönlichkeit"
- Vorlage des Coaching-/Betreuungs-Fahrplans (1 Monat nach Laufzeitbeginn)
- Vorstellung des Zwischenstandes zum Businessplan beim SPIN-OFF Team der Humboldt-Innovation (5 Monate nach Laufzeitbeginn)
- Erstellung und Einreichung Businessplan (10 Monate nach Laufzeitbeginn)
Der Coachingfahrplan kann beispielsweise mit Hilfe des Technologie Coaching Centers erstellt werden. Wichtig ist die rechtzeitige Abgabe des Fahrplans, sonst werden alle Mittel eingefroren. Die Einbindung der Humboldt-Innovation GmbH in die Coaching/Beratungsleistung kann nach Förderzusage gemeinsam erarbeitet werden.
